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流程控制
1.文檔管理流程的角色定義、職責(zé)
(1)文檔管理員
負(fù)責(zé)管理各類文檔，擬定文檔修訂計劃，根據(jù)安全管理要求對各類文檔進(jìn)行安全分級，設(shè)置不同安全級別文檔的權(quán)限。組織可根據(jù)自身特點設(shè)一個或多個文檔管理員管理文檔。
(2)文檔安全審核員
負(fù)責(zé)文檔安全合規(guī)性管理及審計。
2.管理工具
(1)電子化的文檔管理平臺
文檔分散為文檔管理帶來許多問題，包括文檔查找、文檔版本控制、文檔安全管理等。組織建立起文檔管理平臺后，可通過集中文檔、統(tǒng)一管理的方式，在平臺上共享各類工作文檔，提高了文檔的使用頻率，使文檔發(fā)揮出最大的效用。完善的備份機制，全文檢索功能，文檔版本控制的功能，文檔電子審批功能，文檔歸檔功能，信息權(quán)限管理功能等等，為組織提供了安全、便捷的文檔處理中心，提高了文檔的及時性和準(zhǔn)確性。
(2)制度評審體制
為保證各類流程管理制度及時更新，組織須規(guī)范規(guī)章制度建設(shè)活動，建立和完善規(guī)章制度體系，制定流程管理制度更新計劃，定期組織制度評審會，對流程擬新增發(fā)布、修訂、合并及廢止的規(guī)章制度進(jìn)行評審。制度評審會對流程管理制度的合規(guī)性、合理性、嚴(yán)密性和操作性進(jìn)行評估，并及時廢止失效的制度，確保各流程管理制度能及時優(yōu)化，同時通過制度評審會，組織內(nèi)部對各流程管理制度達(dá)成一致的見解，為管理流程的落實做好鋪墊。
(3)關(guān)鍵指標(biāo)KPI指標(biāo)的設(shè)置
文檔管理成功與否在于兩點：其一是否建立合理的文檔管理體系。文檔管理體系可通過規(guī)范各類文檔的定義，規(guī)范文檔的編寫，定義各項工作的可交付文檔，以此來檢查各項工作的開展情況，也便于對文檔的日常維護(hù)和查找。當(dāng)然，合理的文檔管理體系不是一朝一夕能夠建成的，需要長期累積，并在實施中不斷完善，適應(yīng)不斷變化的管理要求。
文檔管理另一個要求就是能夠控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對質(zhì)量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本；為保證各管理流程根據(jù)實際工作情況整理修訂流程管理文檔，文檔管理需在每年制定詳細(xì)的文檔修訂計劃，以此督促各流程文檔在規(guī)定期限內(nèi)至少修訂一次，并以此作為文檔管理流程的KPI值。
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